Zamanı doğru kullanmak,

Eşit sahip olduğumuz tek şey; zaman.

İş hayatında zamanı doğru kullanma, özel hayatta zamanı doğru kullanma, iki ayrı başlık gibi görünse de aslında hep tek bir amaç içerdiği için “Kendimiz İçin Zamanı Doğru Kullanma” olarak birleştirilmelidir.

Çalışan insanlar için günlük hayatın uzun bir bölümü iş yerinde geçmektedir. İş yerinde yapılması gereken tüm işleri gün boyunca tamamlayabilmek için sürekli çalışmamız gerekiyor. Hem tüm gün işimizde ara vermeden çalışmayı hem de akşamları kendimize vakit ayırmayı düşünüyor ve bunun için sürekli ve hızla çalışıyoruz.

Genelde sorunlar aynıdır:

· Zamansızlıktan şikâyet ediyoruz

· İşten başka hiçbir şeye vaktimizin kalmadığını söylüyoruz

· Hayatın keyif verici yanlarının göremeden geçtiğini söylüyoruz ve yapmak isteyip yapamadıklarımız için üzüntü duyuyoruz.

Acaba zamanımızı gerçekten iyi kullanıyor muyuz?

Zamansızlıktan şikâyet etmiyorsak, zamanımızı çok kötü kullanmıyor, her şeye vakit buluyoruz demektir.

Ama eğer şikâyet ediyorsak...

Hiçbir zaman geri gelmeyeceğini bildiğimiz zamanımızı, har vurup harman mı savuruyoruz. Bize çok faydası olmayan işler ya da kişilerle önemli kısmını geçirip, önemli iş ya da kişilere zamanımız kalmıyor mu?

Program yapabilmek için, planlı programlı yaşamak…

Yapmak istediklerinizi ve önceliklerinizi önceden saptamanız gerekir. Buna mümkün olduğu kadar uyarak gitmek gerektiği en önemli etkendir. Aklımıza estiği anda eseni yapmak, zamanı dengesiz kullanmamızı sebep olacaktır.

İşyerinde iş programına ayrılan süre hayatınızdan çalınan bir süre olarak görülmemeli, nasıl özel hayatınızda planlar yapıyor ve bu planlara uzun ve/veya kısa vadeli olarak uyum sağlıyorsak; iş hayatımızda da plan ve programlara vakit ayırmalı ve bunlara uyum sağlamalıyız.

Bazı programlara ekip şefleri veya işyerinde çalışan farklı yöneticiler kararlar verebilir. Bunlara ekip ruhu ile sahip çıkılmalı, takım arkadaşları ile zamanında ve uygun davranılmalıdır.

Zamanında ve uygun yapılan planlar günümüzü daha iyi kullanmak için faydalı olacaktır. Plan yapılırken fikirlerinizi beyan edin ve görüşlerinizi belirtin. Plan uygulama esnasında farklı yorumlanabilir ancak baştan yeniden yazılamaz.

Bu Sorulara 1 ila 5 arasında puan vererek cevap veriniz:

1- Size sunulan günlük çalışma programını beğeniyor musunuz?

2-Çalışma programını en iyi şekilde kullanabiliyor musunuz?

3- Kendinize ait bir not sisteminiz var mı?

4- Başkalarının programsızlıkları yüzünden iş planınız aksadığında ani ve etkin kararlar verebiliyor musunuz?

5- Aradığınız alet, edevat, yedek parça ve bu gibi şeyi kolayca bulabiliyor musunuz?

6- Zamanınızın % 20'si kayıt tutma, form doldurma gibi rutin faaliyetler ve tekrarlayan işlerle ilgilenerek mi geçiyor?

7- Gününüzün 'luk bölümü amaçsız konuşmalar ve önceliği olmayan işler gibi yanlış faaliyetlerle ilgilenerek mi geçiyor?

8- Gününüzün 'undan azı, verimsiz bölünmeler ve ertelemeler ile mi geçiyor?

9- Günlük yapılan iş programlarına tam uyum sağlayabiliyor musunuz?

10- Aksaklıklar genelde merkezden mi kaynaklanıyor?

11- Size kalsa daha iyi bir program yapabilir miydiniz?

SONUÇ 1

Zamandan tasarruf konusunda size özel çözümler sunulamaz. Tek mantık vardır. Sistemi siz koyarsınız ve yol haritasını kim nasıl çizerse çizsin siz uygulamada en verimli durumu sağlarsınız.

Rutin, gereksiz, zaman kaybına neden olan ya da sorunu çözmeye yönelik faaliyetlere ayırdığınız zamanı azaltıp zamanında doğru kararlar alıp uygulamaya bakın.

Kendiniz geliştirmeye yönelik uygulamalar ve yapılan yanlışları tekrarlamamak adına stratejik faaliyetlere ayırdığınız zamanı arttırın. Programlı çalışma zamanın etkili bir şekilde kullanılmasıdır.

Hepimiz zamanı kontrol altına alarak geleceği şimdiden denetim altına almalıyız. Her birey için zaman süre açısından aynıdır. Bir gün 24 saat, bir hafta 7 gün, 1 yıl 365 gün. Önemli olan zamanı belirlenen hedefler ve öncelikler doğrultusunda kullanmaktır. Gerek çalışmaya başlamakta güçlük çekmenin, gerek zamandan yeterince yararlanamamanın en önemli nedeni zamanın düzensiz kullanımı ve önceliklerin doğru tespit edilememesidir.

Kimler nasıl başarılı oluyor?

Öncelikle doğru tespit; işini severek yapan kişi ile, hiçbir seçeneği olmadığından dolayı çalışmak zorunda olan işçi arasında çok büyük fark vardır.

Severek çalışan bireyde çalışmanın bir anlamı vardır. İsteksiz çalışan kişinin önceliklerinin başka şeyler olduğu bellidir.

Zamanın etkili bir şekilde kullanamamanın en önemli nedeni işi yapan kişinin “Bilgi Alanı’’ ile ” “Etki Alanı” birbirine uygun olmamasıdır.

Yapabileceğiniz işe yönlenmeli ve sorunu baştan belli etmelisiniz. Etki alanınız başka bir alana yeterli ise onun dışındaki işlere talip olmak size ve takım arkadaşlarınıza zarar verecektir.

“Ben daha farklı konular da başarılı olmalıyım.’’

Cevap: Zaman ayırıp eğitim almalısınız. Bilgi çağında deneme yanılma ile kendinizi geliştiremezsiniz.

“Gelecekte kendimi nerede ve nasıl görmeliyim?”

Cevap: Zamanında ve kesintisiz yaptığınız vazifeler sizi ileride başarıya taşıyacaktır. En küçük iş planlı ve plana uygun yapılmışsa sizin için bunun kazancı tüm yaşantınıza yayılacaktır.

“Ben niçin buradayım ve yarın nerede olmak istiyorum.”

Cevap: Siz yeterli eğitim ve beceri ile buradasınız ve kendinizi eğitim ile geliştirdiğinizde buradan daha aşağıda olmayacaksınız.

Klima montajı yapan bir kişi, montaj yaptığı klimanın tüm detaylarını ilgili dokümanlardan okuyarak veya diğer imkânlar ile konuyu son noktasına kadar öğrenmezse, çalışma esnasında vakit kaybedecektir. En başta eksik bilgiler için ayıracağı vakit sonradan kaybedilen vakitten daha az olacaktır. Sorularına cevap arayan ve bunları zamanında bulan kişi kendisine, ekibine ve tüm çalışma arkadaşlarına zamandan tasarruf sağlamayı örnek olarak gösterecektir ve en önemlisi kişisel tatmin yaratacaktır. Bir insan için en önemli şey; yaptığı ve yapacağı işi en iyi şekilde icra ettiğinde, yaşadığı özgüvendir. Bu tüm hayatının değişmesine sebep olacaktır.

Elbette önceliğimiz zamanı planlı ve düzenli çalışmaya sonra da diğer sosyal aktivitelere ayırmak olmalıdır.

Zamanın büyük çoğunluğunu iş yerinde geçirmeyi zaman kaybı olarak asla görülmemelidir. Yaşamdan ne beklediğini bilenler beklediklerine ulaşmak için çalışmaktan sıkılmazlar. Çünkü onlar bilirler ki bu çalışmalar sonucunda başarı kaçınılmaz olacaktır. Çalışma saatlerinde yaşadıkları başarı sonucunda özel hayatlarında da daha sağlıklı ve kaliteli planlar yapabileceklerdir.

Hedeflerimize ulaşma konusunda kritik öneme sahip olan kaynaklardan biri zamandır.

Günlük işlerimizde rutin ve değişken bölümler olduğunu unutmamalıyız.

Rutin işler: Planlama, uygulama öncesi hazırlıklar, uygulama.

Değişken işler: Karşımızdakine göre değişebilen işler, doğal sorunlar, üçüncül sorunlar.

Her ne durum olursa olsun rutin işlerimizin tamamlanması ile iş programına uygun olarak çalışmalıyız. Ani değişken durumlarda, etkin, tasarruflu, çabuk ve kesin kararlar vermeliyiz.

Açıkta un satan bir adamın yağmur ile karşılaşmasında yapması gereken birilerine bu konuda danışmak olmamalı, daha önceden hazırladığı tertibat ile unun zedelenmemesini sağlamalıdır. Eğer bu hazırlığı yoksa planları iyi yapılamamıştır. Un satışına başlamadan önce gerekli tertibatı planlayıp bunu tezgâhın yanında bulundurmak iş zararını ve zaman kaybını önleyici tedbir olacaktır. Günlük hata yapan kişinin, bu hatasını düzeltmeden uzun vadeli planlar yapması mümkün olmayacaktır. Buna göre hayatta karşılaşacağımız bu gibi sorunlar için ayıracağımız zaman fuzuli değil elzemdir.

Esasen zaman ile para temel sorunu arasında sıkı bir işbirliği vardır.

Paranın temel sorunu olan kıt kaynaklar ile sınırsız olan insan ihtiyaçlarının karşılanması zaman yönetimi açısından da farklı bir durum değildir; çünkü ihtiyacımız sonsuzdur ancak zamanımız kıttır, bu durumda zamanı akıllıca kullanmamız gerekmektedir. Zamanın en önemli özelliği, kullanımının diğer kaynaklar gibi daha sonraya ertelenememesidir. Bankaya yatırdığınız parayı istediğiniz zaman çekebilirsiniz ama zaman yönetiminde "Ben bu zamanı daha sonra kullanayım." diyemezsiniz, zamanı geçmiştir, bunun için şimdiki zamanı geleceğiniz için en şekilde kullanmalısınız. Hayatta büyük işler başarmış âlimlerle, liderlerle, dâhilerle hepimiz aynı zaman diliminde var olduk, olacağız.

Toplumda, iş yerinde ve özelinde başarılı olanlar, zamanı etkili ve iyi kullanan kişilerdir. Yaptığınız işe bir de farkındalığınızı katar, yaptığınız iş ile bütünleşirseniz zaman sizin için kaliteli kullanıma geçmiş olacaktır.

Zamanı Anlamak

En çok kullandığımız iki cümle kalıbı vardır: "Zaman ne çabuk geçti." ve "Zaman durdu, sanki geçmiyor.”. Bu ifadeler bizi zamanı nasıl algılamamız konusunda bilinçlenmeye götürmektedir. Bu iki düşünce de tamamen zamanın farkındalığı ile ilgilidir. Zaman haz aldığımız duygularda çok çabuk geçmekte ama hoşlanmadığımız bir durumda ise geçmemektedir. Demek ki zaman rölatiftir bizim enerjimiz ile ilgilidir. Mesela ateşin üstünde 1 dakika 1 saat gibi geçerken, güzel bir kadının yanında 1 saat 1 dakika gibi geçer. O halde, zamanı daha eğlenceli ve doyumlu yaşamak için yaptığımız işi sevmeli, olumlu düşünme alışkanlığını kazanmalıyız.

Planlanan işi zamanında yaparak işi bitirmenin hazını yaşamalıyız. İşyerinde zamanında iş bitirmeniz sadece patronunuzun faydasına olmayacak, zamanı yönetmeyi bilen bir kişi olarak iç disiplin edindirmesi sayesinde her şeyi bir program dâhilinde yapacağınız için hayat sizin kontrolünüz altında olacaktır.

Zaman kontrolünü kavrayan kişi daha az endişe ve stres yaşar, daha az hata yapar. Zaman Nasıl Yönetilir? Zaman yönetimi hedeflerin belirlenmesi, bu hedeflere ulaşmak için planların yapılması, planların programa bağlanması, alınan sonuçların denetimi ve değerlendirilmesi, sonuç ne olursa olsun esnek olarak hedef için yeni planların hazırlanması sürecidir. Etkili bir zaman yönetiminde süreç aşağıdaki gibi işler:

Hedef: Zamanınızı etkin bir şekilde yönetmek için öncelikli olarak bir hedefiniz olması gerekir. Hedefler yapılacak işler değildir; yapılacak işler hedeflerimize ulaşmak için gereken faaliyetler zinciridir. Kendinize gerçekçi, ulaşılabilir, ölçülebilir bir hedef koyduktan sonra bu hedefe ulaşmak için aylık, haftalık ve günlük planlar yapmalısınız.

Plan: Belirlediğiniz hedeflere ulaşmak için yapılması gereken faaliyetlerinizi aylık, haftalık ve günlük olarak organize etmeli, bunda işlerin önceliğini göz önünde bulundurmalısınız. İşlerin hangisinin önce yapılması gerektiğine karar veremediğiniz anlarda kendinize şu soruyu sorun: "Bu işi bugün yapamazsam ne olur?" Sonuçlar negatifse o, önemli bir iştir. İşlerinizi böyle bir soru filtresinden geçirdikten sonra öncelik sırasına koyabilirsiniz.

Program: Gün içinde işlerinizi planladıktan sonra, bunları hangi zaman diliminde yapacağınızı da belirtmelisiniz. Dişleri fırçalamak, yemek yemek, banyo yapmak gibi rutin faaliyetlerinizi ayrıca yazmanıza gerek yoktur; çünkü bu hem sıkıcı hem de gereksiz bir işlemdir. Önemli işlerinizi not ederek uygun bir zaman dilimine yerleştirmelisiniz. Öncelik sıralamanıza göre, en önemli işlerinizi en verimli ve enerjik olduğunuz zamanda tamamlamaya önem vermelisiniz.

Sonuç ve Esneklik: Zaman yönetiminde zamanı planlamak kadar önemli olan bir diğer şey sonuçları değerlendirme ve kritik etme şeklinizdir. Plan ve program yaptınız ancak bazı aksilikler yüzünden yüzde yüz programınıza uyamadınız, böyle bir durumda moralinizi bozmamalısınız Önemli olan bu durumu görebilmektir. Eğer böyle bir plan yapmasaydınız belki de neyin zamanınızı boşa harcadığını göremeyecektiniz. Bu nedenle sonuçları esneklikle karşılayıp dersler çıkarmalısınız.

Rapor: Günün sonunda genel bir değerlendirme yapın, kendinize zamanı verimli kullanıp kullanmadığınıza göre 0 ile 10 arasında bir puan verin.

SONUÇ 2

Ritim Tipleri: İnsanın uykudaki ve uyanık haldeki bazal metabolizmasının farklı düzeylerde olması da insan enerjisinin değişiklik göstermesine neden olur. Bu açıklamalar, biyolojik ritim açısından tüm insanların genellikle şu 3 kategoriden birine uyduğunu göstermektedir:

Sabah Tipleri: Bu tipler sabah çok enerjik olurlar. Öğleye doğru enerjileri zirveye ulaşır ve sonra yavaş yavaş azalmaya başlar. Akşama doğru bütün performansın bittiği görülür.

Öğleden Sonra Tipleri: Bu tipler çok zor uyanırlar, sabahları kayıtsız ve uyuşukturlar. Öğlen biraz açılmaya başlarlar, öğleden sonra enerji dolu olurlar. Hava karardığında ancak durulurlar.

Her Zaman Hazır Tipler: Bu tip kişiler, sabah ve öğleden sonra tipinin en iyi yönlerinin karışımıdır. Sabah erken kalkar ve enerjik olurlar, öğleye doğru durulurlar, öğleden sonra performansları tekrar artar.

Kendinizi hangi kategoride görüryorsunuz?

SONUÇ 3

En yüksek performans için yapılacaklar;

* Yapılacaklar işler listesini kontrol etmek,

* Rutin işleri yapmak, araç hazırlamak, takım kontrolü vs.

* Öncelikli işleri belirlemek, yol güzergâh ve işin detayı,

* Daha sonraki işleri planlamak,

* Yol planı çıkartmak ve yola çıkmak,

* Acil ve ekstrem durumlarda çabuk ve doğru karar vermek

Bu düzen sağlandığında sadece işleriniz değil özel hayatınıza da yarar sağlayacaktır. Aile ile daha çok vakit geçirmek, arkadaşlarla daha çok beraber olmak, müzik dinlemek, kitap okumak, özel bir hobi uğraşısı edinmek vb. aktivitelere daha çok zaman ayırabileceklerdir. Bu liste daha da uzayabilir ama zamanı yanlış kullanırsak, zaman yokluğundan şikâyet ederiz ve bu isteklerin çoğunu gerçekleştiremeyiz.

ZAMANI ETKEN KULLANMADA DAVRANIŞ BİÇİMLERİNİN ÖNEMİ

Zamanı etken kullanmada davranış biçimleri çok büyük paya sahiptir. Özellikle çalışma hayatında davranış biçimlerinin önemi daha da artmaktadır. Yapılan araştırmalar sonunda insanların A ve B tipi davranış biçimi sergiledikleri görülmüştür. Buna göre,

A tipi davranış biçimi: A tipi davranış biçiminde bulunan insanlar kişilik özelliklerinden dolayı yetki devretmezler, ekip çalışmasına inanmazlar, her şeyi ben yaparım düşüncesindedirler ve özel merakları yoktur. Ayrıca sosyal ilişkileri iş arkadaşlarıyla sınırlıdır. Bu davranış biçiminin özellikleri aşağıdaki gibidir;

- Rekabet halinde başarıya ulaşma çabası içindedirler,

- Saldırgandırlar,

- İhtiraslıdırlar,

- Acelecidirler,

- Benmerkezcidirler,

- Konuşma ve hareketlerinde hızlıdırlar,

- Hızlı karar verirler,

- Kendileri için zaman bulamazlar.

B tipi davranış biçimi: B tipi davranış biçiminde bulunan insanlar, ekip çalışmasına önem verirler, yetki devrine inanırlar ve sosyal ilişkileri çok kuvvetlidir. Bu tip davranış biçimi bulunan kişiler, A tipinin karşıt davranışlarını sergilerler. Bu davranış biçiminin özellikleri ise;

- Rekabet duyguları gelişmiş değildir,

- Sakin ve yavaş yapıdadırlar,

- Hayatları ve işleri konusunda çok rahattırlar,

- Planlamaya önem verirler,

- Onlar için nicelik değil nitelik önemlidir,

- İyi dinleyicidirler,

- Çok düşünür ve geç karar verirler.

Kişiler yalnızca A tipi ya da B tipi davranış özellikleri göstermezler.

Birçok insanda A ve B tipi davranış özellikleri birlikte bulunur. Bazı insanlarda A tipi davranış özelliği baskın, bazılarında B tipi davranış özelliği fazladır. Buna göre ayırıcı özellik A tipi davranış biçiminin sayısı ve şiddetidir.

Siz hangi tip davranış biçimine sahipsiniz?

SONUÇ 4

ZAMANI ETKEN KULLANMAK İÇİN NELER YAPILMALI?

Çalışma hayatında zamanı etken kullanmak için kişi öncelikle bu konuda istekli olmalı ve kendisine yardımcı olacak alışkanlıklar kazandırmalıdır. Başarılı, belirgin ve gerçekleştirilebilir çalışmayı belirleyebilmek için olması gereken özellikler aşağıda verilmiştir:

Olması gereken öncelikli özellikler:

- Belirli bir iş planı,

- Kapasitenizin bu iş planına uygun olması,

- Yapılacak işin gün içerisinde ulaşılabilir olması,

- Sonuca yönelik planların işe başlamadan yapılmış olması,

- Zamanlamanın önceden yapılması ve acil durumlarda ektin karar verilmesi,

Bu tanımlar çalışma ortamınızda size sağlanabiliyor mu?

SONUÇ 5

Size verilmiş işi planlama:

Planlama, sizin için organize edilmiş işi belirlenen hedeflere ulaşmak için gerekli araç ve yöntemlerin seçimidir.

Bu iş planlamasında var olan seçenekleri belirlemek ve en uygun olanına karar vermek,  tecrübeniz ve yaratıcı düşüncenizi ve sonrasını görme sezinizi gerektirir.

Etken çalışma süresinin %60'ı planlanabilmekte, %40' lık süre sonradan karşımıza çıkan unsurlar için yeni kararlar vermekte harcanmaktadır.

Planlamaya engel olabilecek etkenler:

- Günlük programınızın zamanında ve net olarak size verilmemiş olması,

- İş bitirme için hedef belirlemenin öneminin sizce bilinmemesi,

- Acil olaylarda etkin karar verememe,

- Planlamayı önemsemeyen kişilerin yönetimde olması,

- Yönetim ve idarenin çalışan ile etkin uyum içinde olmaması

Planlama, bilinçli bir seçim ve karar verme sürecidir.

Sizce planlama esnasında firmanızda öncelik nedir? Doğru tercih yapılmış mıdır?

SONUÇ 6

ZAMAN YÖNETİMİNİ ENGELLEYEN NEDENLER

Kendi zaman yönetiminde başarısız olan kişiler, başkalarının zamanına karşı da hassas olmayacaklardır.

Zaman yönetimiyle istenilen, iş ve kişisel zamanı dengeleyebilmek, sonuç olarak sürekli stressiz ve mutlu bir yaşam sürebilmektir.

İş yerinde zaman yönetimini engelleyen nedenler aşağıdaki şekildedir.

1- Sizin sorunlarınız;

· Ekip çalışmasına organize olamamak,

· Yapılacak işi ertelemek,

· Net kararlar verememek,

· Her işi ben yaparım demek,

· Hayır diyememek,

· Çalışma düzeninizin olmaması.

2- Karşınızdakinin sorunları;

· Sürekli bahane yaratan ekip arkadaşı,

· Değişebilen çalışma koşulları.

3- Çalıştığınız iş yerinin sorunları;

· Yetki ve görev dağılımının net olmaması,

· Karar verememe,

· Kriz anında yönetiminin devrede olmayışı,

· Düzenli toplantıların yapılmaması,

· Yönetici verimsizliği.

4- Yetersiz alet ve donanım sorunu;

· İletişim araçları eksikliği,

· Belirttiğiniz halde tamamlanmayan eksik aletler.

Sizce sorun olan grup ya da grupları grup numarası ile belirtiniz.

SONUÇ 7

İşiniz kavanozu tam ve en çabuk doldurmak olsaydı ,ri kaya parçaları, çakıl taşı ve ince kum bunları hangi sıra ile kavanoz doldururdunuz?

SONUÇ 8

Zaman size ayrılmış zenginliktir. Harcamanız kazanımlarınız sizin tasarrufunuz olacaktır.

Hayrettin Özaydın

Not: Sonuçlarınızı KAPALI BİR ZARF İLE bana bildirmenizi rica ediyorum.

Perpa Ticaret Merkezi B Blok Kat: 12 No: 2124 Okmeydanı 34384 - Şişli - İstanbul 0 212 2200733 - 0 532 2015862 www.hedefkoc.com koc@hedefkoc.com